Komu przysługuje informacja o przechowywaniu akt osobowych
Obowiązek przekazania informacji o okresie przechowywania akt osobowych oraz o możliwości ich odbioru i zniszczenia dotyczy wyłącznie byłych pracowników zatrudnionych od 1 stycznia 2026 roku. Pracodawca jest zobowiązany do wydania takiej informacji jednocześnie ze świadectwem pracy, które potwierdza okres i rodzaj zatrudnienia. W przypadku pracowników zatrudnionych przed tym terminem obowiązki te nie mają zastosowania w tak restrykcyjnym zakresie, a okresy przechowywania akt mogą być dłuższe i zależne od dodatkowych czynników.
Jak wygląda okres przechowywania akt osobowych
Dla pracowników zatrudnionych od 2026 roku okres przechowywania akt wynosi 10 lat, liczony od końca roku kalendarzowego, w którym ustano stosunek pracy. Oznacza to, że dokumentacja musi być przechowywana przez ten czas, a następnie pracownik ma prawo odebrać swoje akta. W przypadku pracowników zatrudnionych przed 1999 rokiem oraz częściowo tych z lat 1999–2026, okres ten może wynosić 50 lat, chyba że złożono odpowiedni raport informacyjny do ZUS, który pozwala skrócić czas przechowywania do 10 lat.
Jakie informacje powinien otrzymać były pracownik
Przy zakończeniu stosunku pracy pracodawca musi przekazać pracownikowi dokument „Informacja do świadectwa pracy”, zawierający:
- dokładny okres przechowywania akt – wskazanie czasu, przez który akta będą przechowywane, np. 10 lat od końca roku ustania zatrudnienia,
- termin odbioru dokumentów – pracownik ma prawo odebrać akta do końca stycznia roku następującego po upływie okresu przechowywania,
- informację o planowanym zniszczeniu akt – w przypadku nieodebrania dokumentów w wyznaczonym terminie pracodawca informuje o zamiarze trwałego zniszczenia dokumentów po upływie kolejnych 12 miesięcy.
Ta klauzula informacyjna wynika z przepisów prawa pracy i jest obowiązkowa dla pracodawców zatrudniających „nowych” pracowników.
Jak przebiega proces przekazania i odbioru akt osobowych
Po zakończeniu stosunku pracy pracodawca przygotowuje świadectwo pracy oraz towarzyszącą mu informację o przechowywaniu akt. Dokumenty te wydawane są jednocześnie. Po upływie 10-letniego okresu przechowywania, liczonym od końca roku kalendarzowego ustania zatrudnienia, pracownik ma jeden miesiąc na odebranie akt. Termin ten upływa z końcem stycznia kolejnego roku. Jeśli pracownik nie odbierze dokumentów w tym czasie, pracodawca ma prawo poinformować go o planowanym zniszczeniu akt, które może nastąpić po kolejnych 12 miesiącach.
Przykładowo, jeśli stosunek pracy zakończył się w 2026 roku, okres przechowywania upływa wraz z końcem 2034 roku, a pracownik może odebrać akta do 31 stycznia 2035 roku. Jeśli tego nie zrobi, zniszczenie dokumentów może nastąpić po 31 stycznia 2036 roku.
Jakie są powiązania z ochroną danych osobowych
Przechowywanie akt osobowych wiąże się z koniecznością przestrzegania przepisów o ochronie danych osobowych. Pracodawca jako administrator danych musi informować pracownika o celach i zakresie przetwarzania danych zawartych w dokumentacji pracowniczej. Pracownik ma prawo do dostępu do swoich danych, ich sprostowania oraz przenoszenia zgodnie z RODO. W większych podmiotach może funkcjonować Inspektor Ochrony Danych, do którego można kierować pytania lub wątpliwości dotyczące przetwarzania danych.
Dlaczego obowiązek informacji dotyczy tylko pracowników zatrudnionych po 2026 roku?
Zmiany w przepisach, które zaczęły obowiązywać od 1 stycznia 2026 roku, wprowadziły uproszczenie procedur archiwizacyjnych oraz skrócenie okresu przechowywania akt z 50 do 10 lat dla nowych pracowników. Dzięki temu zmniejszyło się obciążenie administracyjne, a także koszty magazynowania dokumentacji. W konsekwencji obowiązek przekazania informacji o przechowywaniu akt został ograniczony do tej grupy pracowników, ponieważ ich sytuacja prawna i praktyka archiwizacyjna uległy zmianie.
W przypadku pracowników zatrudnionych w latach 1999–2026, którzy nie zostali objęci raportami informacyjnymi do ZUS, okres przechowywania akt wynosi nadal 50 lat, a obowiązek wydania informacji nie jest tak ściśle uregulowany.
Źródła
- https://www.gov.pl/web/rodzina/akta-osobowe
- https://poradnikprzedsiebiorcy.pl/-czy-informacja-o-okresie-przechowywania-akt-jest-zawsze-potrzebna
- https://firmove.pl/wzory-dokumentow/pracownik/informacja-do-swiadectwa-pracy
- https://poradnikprzedsiebiorcy.pl/-akta-osobowe-nowe-okresy-przechowywania-od-2019-roku
- https://kadry.infor.pl/kadry/indywidualne_prawo_pracy/ochrona_danych_osobowych/763723,Ochrona-danych-osobowych-a-prowadzenie-akt-osobowych-pracownika.html